Notre expérience à préparer et animer des évènements virtuels nous a conduit à identifier 4 enjeux importants dont il faut tenir compte dans la création et la présentation de ce type d’évènement.

  • L’enjeu technologique
  • L’enjeu d’engagement
  • L’enjeu de durée
  • L’enjeu de communication
  1. L’enjeu technologique

Selon les postes occupés, les métiers, les fonctions, les pays et autres considérations, les employés n’ont pas tous accès aux mêmes outils informatiques ; ordinateurs et logiciels de différentes générations, accès à des réseaux internet à puissance variable, possibilité limitée de connexion à des plateformes externes, murs pare-feu différents, cyber-sécurité non harmonisée…, les contraintes technologiques sont nombreuses. Sans compter sur le fait qu’il faut aussi tenir compte des compétences inégales qu’ont les individus à naviguer dans ce monde virtuel.  De plus, chaque technologie de communication virtuelle a ses propres exigences de connexion, de mots de passe ou de processus d’utilisation.

Bref, il y a une marge entre ce que nous aimerions faire dans un séminaire virtuel et ce qu’il est réellement possible de faire quand on tient compte de ces obstacles. On assiste aussi depuis le début de cette crise à une accélération foudroyante dans le développement des technologies d’échanges et de rencontres virtuelles. Ce qui est impossible aujourd’hui pourrait être facile dans quelques mois.

Enfin, l’expérience nous a appris que de nombreuses situations en lien avec la technologie surviennent durant un évènement virtuel, tant de façon individuelle avec les participants que liés aux plateformes, réseaux et outils utilisés. Il faut donc avoir prévu en amont systèmes et ressources pour prendre en charge les incidents au fur et à mesure qu’ils surviennent.

  1. L’enjeu de l’engagement

Nous avons tous participé à une rencontre virtuelle tout en faisant autre chose en même temps. C’est facile et personne ne le sait. Nous vivons dans un monde de zapping, où à notre guise, nous changeons de chaîne télé dès que notre intérêt faiblit. Habitués à des stimulations fortes et rapides, nous pouvons facilement passer des heures devant notre écran, mais en sautant d’une page Facebook à un vidéo sur YouTube, nous redirigeant ensuite sur la dernière nouvelle du jour qui parle de notre chanteur préféré, ce qui tout naturellement nous emmène à écouter quelques extraits de son dernier spectacle. Notre intérêt est continuellement stimulé et nous avons développé une faible tolérance à ce qui ne nous interpelle peu ou pas.

Dans un séminaire présentiel, on contrôle assez bien ce que voit et ce que fait un participant. Les distractions sont minimisées. L’attention des participants est stimulée par ce qui se passe sur scène et dans la salle. Et quand dans l’animation de l’évènement nous sentons que l’intérêt faiblit ou que la fatigue s’installe, il est facile de rapidement redonner de l’énergie et relancer l’intérêt parce que les participants sont physiquement devant nous.

Mais dans un séminaire virtuel, parce qu’on ne voit pas les participants, on peut difficilement juger de leur attention et de leur intérêt. Le conférencier ou l’animateur n’a pas ce retour d’expérience immédiat qu’il a dans une salle en présentiel. Même s’il pose des questions ou interagit avec les participants, la dynamique d’échange sur le web est beaucoup plus statique. De plus, comment s’assurer qu’un participant reste activement à l’écoute d’une séquence-clé ? Il faut donc imaginer des façons de garder les participants engagés non seulement au cours d’une séquence, mais sur toute la durée du séminaire. L’enjeu d’engagement est un enjeu de taille, car de lui dépend la qualité de l’expérience vécue par le participant et de ce qu’il retiendra du séminaire.

  1. L’enjeu de la durée

De nombreux séminaires se tiennent sur une durée de plusieurs heures ou de plusieurs jours. Il y a dans cette période le temps nécessaire pour faire les choses, sans que cela ne devienne lourd pour les participants. Mais cette durée est-elle optimale pour un séminaire virtuel ?

La durée de chaque séquence virtuelle doit absolument être réduite par rapport à la durée de cette même séquence en présentiel et Il en est de même pour le temps total accordé à un séminaire virtuel. Ce n’est pas tant la durée totale du séminaire qui est importante, mais l’exigence en temps faite sur une courte période.

Dit autrement, un employé voudra participer activement à 5 présentations virtuelles de 30 minutes réparties sur deux jours, mais décrochera s’il doit assister à 2.5 heures de présentations consécutives. Il faut donc repenser comment est présenté le contenu d’un séminaire virtuel pour l’étaler sur une période beaucoup plus longue qu’un séminaire présentiel. On pourra donc imaginer un programme sur une semaine par exemple, et donner aux participants une série de rendez-vous sur divers sujets au cours de la semaine. Vous pouvez aussi penser à offrir des contenus en différé pour les participants qui ne seraient pas disponibles au moment de l’événement.

  1. L’enjeu de la communication

Il y a des méthodologies éprouvées pour communiquer sur des séminaires présentiels, allant de l’invitation à l’inscription. La transformation du séminaire exige aussi une transformation du mode de communication et des messages à véhiculer.

Il faut donc communiquer sur l’utilisation des outils, plateformes et connexions qui seront utilisés et étaler la communication dans la durée. S’il suffit de communiquer en amont d’un séminaire présentiel, il faudra communiquer tout au long de la semaine dans le cas d’un séminaire virtuel où les activités sont réparties dans le temps.

La gestion des inscriptions doit aussi être modifiée selon les contenus offerts. Si on souhaite organiser des rencontres entre pairs par exemple, il faut leur donner accès à des plateformes leur permettant de s’inscrire et de faire des choix directement. Dans un séminaire virtuel, le mode de communication sera beaucoup plus ’push’ que ‘pull’.

« Ce que nous craignons le plus dans nos organisations – les fluctuations, les changements, les imprévus – sont souvent sources de créativité. »

Auteur: Jocelyn Pinet, cofondateur de Vision d’Or