Vos rencontres web sont répétitives, ennuyantes et peu productives ? Pourtant, il est plus que jamais essentiel de communiquer avec vos équipes, vos clients et vos partenaires. Nous vous proposons donc 15 façons de « pimper » vos rencontres web en les transformant en moments motivants, engageants et riches de sens.

Avant toute chose, assurez-vous d’avoir un animateur qui dirige les rencontres ! Il peut s’agir d’un membre de votre équipe, une personne qui a un penchant naturel pour l’animation et qui carbure à dynamiser les troupes ou encore, d’un animateur professionnel ayant de l’expérience devant la caméra.

Le rôle de l’animateur se résume en 3 points :

  • Accroitre l’intérêt et l’engagement des participants.
  • Créer une expérience positive pour les intervenants et les participants.
  • Faciliter l’atteinte de vos objectifs.

Voici donc 15 FAÇONS DE « PIMPER » VOS RENCONTRES WEB

AVANT LA RENCONTRE :

  1. Définissez 3 ou 4 objectifs à atteindre lors de la rencontre.
  2. Donnez une durée de temps précise à chaque sujet et créez un déroulé qui vous servira de guide pendant la rencontre. Parce que l’attention des participants est encore plus limitée pendant des rencontres web, prévoyez une courte pause aux 20-25 minutes.
  3. Préparez les intervenants afin de préciser les messages et vous assurer qu’ils vont dans le sens des objectifs visés.
  4. Prévoyez une session de pratique ou de coaching avec les intervenants afin de répondre aux interrogations, briser la glace, réduire les stress et créer une chimie entre eux. Du temps bien investi !
  5. Assurez-vous de prévoir du temps pour les tests techniques. (Captation et diffusion). Faire des essais 5 minutes avant de commencer, c’est risqué !
  6. Préparez le matériel en support à l’animation: visuels, liens, informations pertinentes, diapositives, musique, exercices à faire réaliser aux participants en vue de la rencontre, questionnaires, etc.

PENDANT LA RENCONTRE :

  1. Captivez votre auditoire dès le début de la rencontre à l’aide de questions, d’échanges, d’anecdotes, de blagues, d’allégories, de support visuel, de montages vidéos ou d’exercices de style brise-glace.
  2. Présentez clairement le déroulé, les intervenants, les objectifs et les temps prévus pour les échanges afin de permettre aux participants de mieux s’approprier la rencontre et se préparer en conséquence.
  3. Gérez le temps et les priorités afin d’atteindre les objectifs ciblés en amont.
  4. Assurez-vous d’inclure les participants dans les échanges. Gardez leur intérêt en posant des questions ouvertes ; «Quelles sont vos réactions suite à cette dernière présentation ? », etc.
  5. Modérez les échanges de façon neutre et dynamique.
  6. Soutenez les intervenants en jouant le rôle de «filet de sécurité ». Par exemple, aidez-les à se recentrer sur le sujet en posant une question, ou encore, faites un court résumé de ce qui vient d’être dit.
  7. Accompagnez les participants dans leurs réflexions. Aidez-les à comprendre et à se faire comprendre.
  8. Gérez les imprévus avec humour et professionnalisme.
  9. Créer du rythme en animant de façon dynamique et divertissante.

Voilà ! Simple comme bonjour ? Oui et non. Comme on dit souvent chez Vision d’Or, plus on prépare, moins on répare ! Le temps, l’énergie et l’attention que vous porterez à préparer et à animer vos rencontres seront vite récompensés par l’intérêt qu’auront vos équipes à y participer.

Vous souhaitez davantage de conseils et d’accompagnement pour l’animation de vos rencontres et événements ? Vision d’Or possède plus de 35 ans d’expérience en animation d’événements corporatifs, ici comme à l’international et plus de 15 ans en animation devant la caméra, sur le web et à la télévision. Consultants, facilitateurs et animateurs, nous vous aiderons à rebondir dans la bonne direction en permettant à vos gens de voir autrement les enjeux auxquels ils font face et à trouver de nouvelles façons d’y répondre. Visitez visiondor.com pour plus d’informations ou téléchargez le document numérique de nos services virtuels ici: SERVICES VIRTUELS

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