Votre entreprise a-t-elle organisé des événements virtuels au cours de la dernière année ? Si oui, vous avez certainement constaté que la façon de faire ces événements n’avait plus rien à voir avec celle de faire des évènements présentiels. Tout a changé.
Depuis le début de la pandémie, la virtualisation des rencontres a donné naissance à une multiplication de l’offre où tout et son contraire semblent possibles. Entre des experts en évènementiel qui doivent comprendre la technique et des experts techniques qui doivent comprendre l’évènementiel, on trouve un éventail de fournisseurs qui prétendent détenir les meilleures solutions.
De nombreux prestataires qui œuvraient dans le monde présentiel sont devenus créateurs de rencontres virtuelles en offrant sur le web des activités de team building, des formations, des séminaires ou des congrès. Des applications comme Zoom et Teams sont devenues aussi utilisées que Word ou PowerPoint. Des plateformes permettant une participation active à géométrie variable ont vu le jour aux quatre coins du monde. Une étude, forcément récente, en répertoriait plus de 150 allant du simple rehaussement d’une rencontre Zoom à la présentation d’univers complets recréant des centres de congrès avec kiosques, conférences et aires de réseautage. Les tarifs d’utilisation de ces plateformes varient entre quelques centaines de dollars à plus de cent mille dollars par évènement.
Bref, si elles voulaient survivre, les entreprises dont le modèle d’affaires dépendait de la présence physique des gens dans une salle ont dû se lancer dans l’offre de services virtuels et on ne peut qu’applaudir l’ingéniosité, l’agilité et la rapidité avec laquelle plusieurs fournisseurs ont fait face au défi de ne pouvoir avoir des rencontres physiques. Mais ce qui assure la réussite d’un évènement virtuel est bien différent de ce qui permet le succès d’un évènement présentiel et comme à l’époque de la conquête de l’ouest, l’idée d’une ‘terre promise’ apporte avec elle son lot de rêveurs et de charlatans. Dans ce nouveau Far West, on a un peu l’impression que n’importe qui peut faire n’importe quoi, à l’image de ces médecins ambulants qui vantaient les mérites d’un élixir miracle qui pouvait tout guérir, des rhumatismes au mal de dents en passant par les problèmes de vessie. Certains de ces charlatans sont particulièrement convaincants et réussissent même à vous faire croire en leur remède. Je l’ai appris à mes dépends.
À deux reprises en deux mois, des fournisseurs nous ont assuré avoir les compétences nécessaires pour faire ce qui leur était demandé de faire avec des résultats tellement décevants que dans un cas, on a même dû annuler l’évènement en cours de route, le prestataire étant incapable d’assurer la bonne marche de la rencontre qui regroupait près de 400 personnes.
Il peut être difficile d’identifier ces bonimenteurs parce que dans ce nouveau monde, nous manquons de repères familiers. Souvent, on ne sait même pas quelles sont les questions à poser pour déterminer le choix d’un fournisseur ou d’une plateforme. Quand tout est nouveau, comment juger si les réponses qu’on vous donne sont les bonnes? Comment savoir si ce qui vous est proposé répondra à vos attentes? Comment évaluer les fonctionnalités d’une plateforme quand on n’en maîtrise aucune? Comment comparer les prix quand on ne sait pas différencier une pomme d’une orange?
Ayant vécu au Far West depuis un an, nous avons retenu quelques leçons pratiques et nous partageons ici des pistes qui pourront peut-être vous aider à mieux vous diriger dans ce nouveau monde et à départager les bons fournisseurs des mauvais et à éviter les charlatans.
Avant de choisir un prestataire
- Soyez le plus précis possible en décrivant vos besoins dans votre document d’appel d’offres. Idéalement, présentez un déroulé sommaire de l’activité en indiquant ses particularités.
- Demandez des références et parlez de vive voix aux clients et aux fournisseurs des prestataires pressentis.
- Assistez à des évènements organisés par les prestataires.
- Faites des recherches sur le web pour voir ce qu’on dit des prestataires que vous considérez et consultez les sites gouvernementaux pour connaître leur historique d’affaire.
- Demandez aux prestataires qu’ils vous parlent des situations problématiques vécues et comment ils ont corrigé la situation.
- Demandez aux prestataires s’ils sont familiers avec les différentes technologies que vous comptez utiliser et si elles sont compatibles entre elles.
- Ayez en tête que les bons prestataires vendent rarement leurs services à bas prix.
Une fois le prestataire choisi
- Ayez des contrats qui stipulent clairement les responsabilités de chacun et attachez des garanties de qualité aux ententes financières.
- Parce que votre événement dépend du réseau internet et de différentes technologies, assurez-vous que le prestataire retenu pour votre événement ait prévu des plans B, C et même D afin de pallier à d’éventuelles pannes ou problèmes techniques. Dites-vous qu’il y en aura.
- Assurez-vous d’avoir un calendrier de production qui spécifie les activités et les livrables.
Cette liste n’est certes pas exhaustive, mais peut-être vous permettra-t-elle d’éviter les incompétents et de mieux anticiper ces nouvelles façons de faire des événements. Avec autant de choix, de possibilités de plateformes, de studios de captation, de moyens de diffusion et d’agences de planification événementielles qui se spécialisent dans le domaine, ne soyez pas tenté de devenir expert en la matière et surtout, ne sous-estimez pas les ressources humaines, matérielles et financières à investir. La conception et la production d’un événement virtuel sont souvent plus complexes et plus couteuses qu’on pense.
Par Jocelyn Pinet, Co-fondateur et associé de Vision d’Or
Animateurs et facilitateurs d’événements depuis 1986
